مساعد إداري منظم للغاية، دقيق في التفاصيل، يدعم العمليات اليومية في بيئة التصنيع. تشمل مسؤولياته عادةً تنسيق الفعاليات، وإدارة اتصالات المكتب، وإعداد التقارير، وحفظ السجلات، ودعم احتياجات الأقسام مثل المبيعات والهندسة والإنتاج.
يعمل كحلقة وصل رئيسية بين الإدارة وموظفي الأقسام والموردين والعملاء لضمان سير العمل بسلاسة والتواصل في الوقت المناسب. يُظهر كفاءة في برامج المكاتب وإدارة المستندات والعمليات الإدارية، مع فهم طبيعة بيئة التصنيع السريعة والقائمة على الامتثال.
المسؤوليات الأساسية
- كن قدوة مع السلامة أولا العقلية في كل مهمة
- تنسيق الأحداث الداخلية والخارجية مثل الاجتماعات والتدريبات واحتفالات الشركة أو زيارات البائعين.
- رتّب السفر، والطعام، وتجهيز الغرف، والمعدات السمعية والبصرية، واللافتات، واللوازم. تأكد من تأكيد جميع التفاصيل اللوجستية وإبلاغها مسبقًا.
- ترتيب الوجبات والوجبات الخفيفة وإعادة تحميل المشروبات
- تشغيل تقارير الإنتاج والمبيعات المختلفة
- تحديث لوحة معلومات المبيعات شهريًا
- الرد على المكالمات كنسخة احتياطية لفريق المبيعات حسب الحاجة
- القدرة على إدخال الطلبات عندما تحتاج المبيعات إلى الدعم
- إنشاء وطلب بطاقات العمل
- إدارة إدخال الرقم التسلسلي في نظام تخطيط موارد المؤسسات
- إنشاء/صيانة قوائم المواد (BOM)
- تحديث الإنتاج مع إصدار الوظائف من الهندسة
- إدخال تقارير الشهادات للسفن المعتمدة
- صيانة قاعدة بيانات الوثائق الهندسية
- إنشاء ملفات الوظائف للهندسة/الإنتاج حسب الحاجة
- الواجبات الإضافية المعينة
مطلوب:
- شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها
- 3-5 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري أو المكتبي
- الخبرة في بيئة التصنيع
فضل
- درجة الزمالة أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة (مفضل ولكن ليس مطلوبًا دائمًا)
- خبرة في دعم المديرين التنفيذيين أو المبيعات أو الهندسة أو أقسام الإنتاج